Ми шукаємо проактивного та ініціативного офіс-менеджера для організації щоденної роботи офісу в Києві: від закупівель і підрядників до прийому гостей та організації відряджень.
Чим доведеться займатися
Забезпечення безперебійної життєдіяльності офісу (закупівля канцелярії, продуктів, побутової хімії, води, витратних матеріалів).
Організація та координація роботи сервісних служб, кур’єрів, клінінгу, ремонтних та технічних підрядників.
Прийом, реєстрація, розподіл та відправка кореспонденції (Нова Пошта, Укрпошта тощо).
Зустріч та приймання гостей, партнерів і клієнтів, підготовка переговорних кімнат.
Організація відряджень та зустрічей: бронювання квитків і проживання.
Збір та передача до бухгалтерії рахунків і актів за офісними витратами.
Облік і підтримка в належному стані офісного майна, меблів та техніки у взаємодії з IT-відділом.
Розробка та впровадження внутрішніх стандартів, інструкцій і регламентів офісу, оптимізація процесів та витрат на його утримання.
Участь в організації корпоративних заходів та підготовці робочих місць для нових співробітників.
Контроль дотримання правил безпеки та координація дій команди під час повітряних тривог.
Що ми очікуємо
Вища або середня спеціальна освіта.
Досвід роботи на позиції Office Manager / Асистента керівника / Адміністратора офісу від 2 років, бажано в групах компаній, IT, логістичних або торгових сферах.
Досвід взаємодії з кур’єрськими та комунальними службами, підрядниками й постачальниками товарів і послуг.
Досвід організації відряджень: бронювання квитків і проживання, координація логістики.
Навички ведення первинної документації та проведення інвентаризації майна.
Впевнене користування MS Office (Excel, Word), Google Docs/Sheets та онлайн-сервісами замовлень і бронювання.
Знання англійської мови на рівні B1 (для бронювань, листування та комунікації з іноземними гостями).
Відмінні комунікативні навички, грамотна усна та письмова мова (українська).
Проактивність, ініціативність, самостійність, стресостійкість та вміння працювати в режимі багатозадачності.
Ми пропонуємо
Офіційне працевлаштування, графік 5/2.
Конкурентний рівень винагороди.
Роботу в компанії, що динамічно розвивається, та можливість зростати разом з нею.
Дружню команду, орієнтовану на результат.
Офіс у Києві з укриттям та електронезалежністю.
Бачите себе в цій ролі? Відгукуйтесь на вакансію та долучайтеся до нашої команди!
