Шукаємо Head of Operations, який/яка візьме на себе побудову та розвиток операційної системи Assignment Management команди.
Компанія спеціалізується на міжнародних fieldwork та research-проєктах: Data Collection, Mystery Shopping, Auditing, Procurement Support, Validation і Quality Control. Компанія координує онлайн- та офлайн-проєкти у понад 40 країнах Європи, LATAM та Азії.
Це не адміністративна роль і не класичний COO. Нам потрібен hands-on керівник, який зможе провести аудит поточних процесів, побудувати зрозумілу систему роботи команди та забезпечити прозорий контроль операцій.
Основні завдання
Побудова системи роботи команди
Побудувати єдиний процес роботи Assignment Managers;
визначити ролі, відповідальність і зони прийняття рішень;
створити та впровадити SOP для основних операційних процесів;
визначити правила самостійного прийняття рішень та ескалації;
забезпечити єдиний стандарт роботи всередині команди;
побудувати систему контролю без постійного ручного втручання керівництва.
Управління командою та ресурсами
Контролювати поточне та прогнозоване завантаження Assignment Managers;
налагодити прозорий розподіл проєктів і навантаження;
визначати потребу в додаткових ресурсах та розширенні команди;
організовувати onboarding, навчання і розвиток співробітників;
визначити KPI та критерії ефективності;
підвищувати самостійність і відповідальність команди.
Бюджети та фінансова дисципліна
Побудувати прозорий механізм роботи з бюджетами;
впровадити Plan/Fact контроль;
контролювати вартість залучення Mystery Shoppers та інших ресурсів;
аналізувати причини перевищення бюджетів;
визначати та впроваджувати коригувальні дії;
сформувати правила допустимих відхилень і додаткових погоджень.
База Mystery Shoppers та інших виконавців
Забезпечити створення й регулярне оновлення єдиної бази виконавців;
підтримувати актуальність інформації про ставки, географію, досвід, доступність та якість попередньої співпраці;
диверсифікувати канали пошуку ресурсів;
зменшувати залежність від окремих постачальників і каналів рекрутингу.
Операційний контроль та автоматизація
Контролювати строки, бюджети, рекрутинг, ресурси й інші критичні точки проєктів;
своєчасно виявляти ризики та пропонувати варіанти вирішення;
аналізувати повторювані проблеми й усувати їх системні причини;
скорочувати кількість ручних процесів, таблиць і дублювання інформації;
визначати процеси, які можна автоматизувати;
створити єдине джерело актуальної операційної інформації;
побудувати коротку та зрозумілу управлінську звітність.
Що для нас важливо
Від 5 років досвіду в Operations Management, Project Management або суміжній управлінській ролі;
від 2 років досвіду управління командою;
практичний досвід побудови або трансформації операційних процесів;
досвід розробки та впровадження SOP, KPI і систем звітності;
досвід планування та контролю бюджетів, роботи з Plan/Fact;
вміння управляти завантаженням команди, строками, ресурсами та ризиками;
впевнене володіння Excel або Google Sheets;
системне та аналітичне мислення;
здатність не лише знаходити проблему, а й пропонувати та впроваджувати рішення;
англійська мова від B1 — для листування, дзвінків і взаємодії з міжнародними партнерами.
Досвід у market research, fieldwork, data collection, mystery shopping, CX або аудитах буде значною перевагою, але не є обов’язковим.
Що пропонуємо
Повну зайнятість і віддалений формат роботи;
міжнародні проєкти в різних країнах і регіонах;
високий рівень самостійності та прямий вплив на роботу компанії;
можливість побудувати операційну функцію та впроваджувати власні рішення;
регулярну взаємодію з керівництвом компанії;
мінімум бюрократії та реальну можливість змінювати процеси.
Головний результат цієї ролі — створити самостійну та керовану операційну функцію, у якій зрозуміло, хто за що відповідає, як розподіляється робота, як контролюються бюджети й ресурси та коли питання має бути вирішене всередині команди або ескальоване кері
