Про нас:
Odd Systems — це оборонна технологічна компанія, що спеціалізується на розробці та виробництві тепловізійних камер. Заснована групою підприємців, інженерів, управлінців та технологічних ентузіастів з попереднім досвідом роботи в ряді міжнародних технологічних компаній, включаючи Petcube, світового лідера у сфері камер для домашніх тварин та програмного забезпечення. Продукти компанії, включаючи тепловізійні камери Курбас, Світлич та інші, названі на честь видатних діячів «Розстріляного Відродження» та «Шістдесятників» — українських інтелектуалів ХХ століття, переслідуваних та знищених радянським режимом. Odd Systems має офіси в Україні, США та ЄС.
Місія ролі: Ми — українська технологічна компанія, що розробляє та виробляє власну продукцію. За останні роки ми суттєво виросли, і разом із командою зріс обсяг документів, з якими ми щодня працюємо. Ми цінуємо порядок і хочемо, щоб робота з документами була зрозумілою, прозорою та зручною для всіх. Тому шукаємо діловода — уважну та організовану людину, яка відповідатиме за облік, зберігання і своєчасне опрацювання документів у компанії. Це самостійна роль, у якій ви зможете не лише підтримувати наявний порядок, а й пропонувати, як зробити роботу з документами простішою та ефективнішою.
Досвід та навички, які ми шукаємо:
Від 2 років досвіду діловодом, офіс-адміністратором або на схожій посаді.
Юридична освіта (бакалавр права)
Працювали з «Вчасно», КЕП і хоча б однією ERP (BAS, 1С, Odoo, SAP чи аналоги).
Знаєте правила оформлення організаційно-розпорядчих документів (ДСТУ 4163).
Впевнено працюєте в Google Workspace і MS Office.
Уважні до деталей і спокійно тримаєте великий потік документів і дедлайнів.
Вмієте домовлятися з командами про правила, не забираючи в них роботу.
Пишете грамотною українською.
Буде перевагою:
Досвід в оборонній компанії.
Робота з документами за державними контрактами (МОУ, ДОТ, АОЗ).
Робота помічником судді або нотаріуса
Досвід, коли документообіг або СЕД доводилось налаштовувати з нуля.
Англійська на рівні, достатньому для роботи з документами.
Основні задачі:
Реєструвати в СЕД або ERP кореспонденцію (вхідну, вихідну, внутрішню), договори, доручення та накази (кадрові, бухгалтерські, про відрядження й інші) і вести їхні реєстри окремо по кожній компанії.
Приймати листи, що приходять на юридичну адресу (їх привозить підрядник), реєструвати і передавати відповідальним.
Реєструвати офіційні запити, передавати їх юристам і стежити за строком відповіді. Самі відповіді готує юрвідділ.
Адмініструвати «Вчасно»: доступи, облікові записи, КЕП, налаштування, сценарії, статуси документів із контрагентами.
Вести реєстр довіреностей і КЕП, щоб не протермінувати документи, і підтримувати порядок призначення підписантів.
Збирати документи на підпис керівництву пакетами і відстежувати, що вже підписано.
Передавати кореспонденцію офіс-менеджерам на відправку і перевіряти, що вона дійшла.
Зберігати оригінали паперових документів, оцифровувати їх і вести архів.
Вести реєстр договорів по кожній юридичній особі групи
Налаштувати єдину структуру папок у Google Drive і правила назв файлів, щоб документ можна було знайти за хвилину.
Бути контактною особою для відповіді на питання працівників щодо правил документообігу.
Працювати з документами обмеженого доступу за правилами служби безпеки.
Чому варто обрати нас:
Робота, яка матиме реальний вплив. Ми створюємо продукти, які безпосередньо посилюють оборонний потенціал України.
Робота з топовими інженерами у сфері MilTech та автономності.
Офіційне оформлення трудових відносин в Дія.Сіті.
Можливість бронювання військовозобов’язаних працівників згідно з вимогами чинного законодавства.
Щорічна оплачувана відпустка — 24 календарні дні.
Для ветеранів передбачена додаткова оплачувана відпустка — 14 календарних днів.
Оплачувані лікарняні відповідно до законодавства.
Добровільне медичне страхування після проходження випробувального терміну.
Можливість компенсації витрат на навчання згідно з
