Ми — команда Міністерства цифрової трансформації України, яка розвиває електронне урядування та публічні послуги. Працюємо над тим, щоб взаємодія людей і бізнесу з державою ставала простішою, швидшою та зручнішою — онлайн і через мережу ЦНАП.
Шукаємо асистента/-ку, який/-а допоможе керівнику та команді тримати фокус на пріоритетах, координувати робочі процеси й системно рухати задачі до результату.
Наші цінності
Ми віримо в інакШОмислення, яке допомагає змінювати державу та знаходити рішення там, де раніше бачили лише обмеження. Працюємо в культурі кооперації, відкритості й особистої відповідальності. Ставимо потреби людей у центр рішень та наполегливо доводимо зміни до результату.
Ваша основна місія
Забезпечити ефективну операційну роботу керівника: від календаря, підготовки зустрічей і координації комунікацій до контролю виконання домовленостей, моніторингу KPI та консолідації управлінської інформації.
Це роль для людини, яка вміє перетворювати велику кількість запитів, зустрічей і задач на зрозумілу систему — з визначеними пріоритетами, відповідальними та дедлайнами.
У фокусі роботи
— ведення календаря керівника, планування зустрічей, відряджень і пріоритезація запитів;
— підготовка керівника до зустрічей і публічних виступів: формування порядку денного, збір аналітики, підготовка довідок, тез, презентацій та брифів;
— протоколювання нарад, фіксація рішень і наступних кроків у форматі Minutes of Meeting;
— постановка задач у таск-менеджерах, визначення відповідальних і системний контроль виконання домовленостей;
— ведення та актуалізація єдиної бази задач із контролем статусів, якості й термінів виконання;
— координація внутрішньої взаємодії між підрозділами Директорату та суміжними командами Мінцифри;
— комунікація з іншими органами державної влади, міжнародними партнерами, донорами та контрагентами;
— збір, систематизація й консолідація звітності за напрямами роботи Директорату;
— моніторинг KPI, етапів реалізації проєктів, дедлайнів, ризиків і блокерів;
— підтримка підготовки концептуальних записок, грантових пропозицій та первинних пакетів документів для залучення фінансування.
Від вас очікуємо
— вищу освіту; перевагою буде освіта у сфері публічного управління, менеджменту, міжнародних відносин, філології або комунікацій;
— від 2 років досвіду на позиції Executive Assistant, Business Assistant, Project Assistant або в іншій ролі з операційною підтримкою керівника;
— досвід роботи з керівниками рівня C-level або директорами напрямів;
— вільне володіння українською мовою та грамотне ділове усне й письмове мовлення;
— англійську на рівні не нижче Upper-Intermediate — B2; рівень Advanced — C1 буде перевагою;
— досвід управління складним календарем, організації зустрічей і контролю великої кількості паралельних задач;
— уміння готувати зрозумілі протоколи зустрічей, визначати конкретні action items та контролювати їх виконання;
— упевнене володіння Google Workspace: Docs, Sheets, Slides, Drive, Calendar і Meet;
— досвід роботи з Jira, Notion або іншими системами управління задачами;
— уміння працювати з великим обсягом інформації, консолідувати дані та готувати таблиці, зведені звіти, аналітичні матеріали й презентації.
Буде плюсом
— досвід роботи в державному секторі або проєктах міжнародної технічної допомоги;
— розуміння специфіки цифрових та адміністративних послуг, зокрема порталу Дія та мережі ЦНАП;
— досвід комунікації з міжнародними партнерами й донорськими організаціями;
— розуміння принципів роботи проєктів міжнародної технічної допомоги;
— досвід підготовки Concept Notes, грантових пропозицій або супровідної документації для залучення фінансування;
— навички роботи з управлінською звітністю, KPI та проєктними дашбордами.
Ми шукаємо талант, який
— системно мислить і вміє перетворювати хаотичний потік інформації на чіткий план дій;
— самостійно визначає пріоритети та зберігає якість роботи в умовах високого темпу;
— уважний до деталей, але водночас бачить загальну картину й роз
