Про роль
Шукаємо HR Operations Coordinator, який/яка забезпечуватиме операційний супровід фахівців, залучених до проєктів Міністерства оборони України через компанії-підрядників. Це роль поєднує HR та адміністративні процеси, та операційну координацію. Людина буде сполучною ланкою між командою проєкту з боку Міністерства, та фахівцями, які працюють над проєктом у компанії-підрядника. Основне завдання — забезпечувати своєчасне та якісне виконання всіх організаційних і адміністративних процесів, необхідних для роботи фахівців на проєкті: від оформлення та виходу людини на роботу до завершення співпраці, звітність та інше.
Основні обов'язки
Координувати процес оформлення нових фахівців у компанії-підряднику та контролювати своєчасність підготовки необхідних документів.
Координувати організаційний онбординг нових фахівців: необхідні документи, доступи, техніку, робоче місце та інші умови для початку роботи.
Супроводжувати зміни в умовах співпраці, продовження договорів та завершення співпраці.
Координувати оформлення відряджень, погодження та підготовку необхідних документів. Взаємодіяти з відповідальними особами щодо організаційних і фінансових питань, пов'язаних із відрядженнями.
Збирати, перевіряти й консолідувати інформацію, необхідну для регулярної звітності щодо команди.
Вибудовувати зрозумілий процес взаємодії: хто за що відповідає, які дані необхідні, які строки виконання та як вирішуються проблемні питання.
Виявляти повторювані проблеми в процесах і пропонувати рішення для їх спрощення та покращення.
Що для нас важливо
Досвід роботи в HR Operations, HR Administration, People Operations, адміністративній або операційній координації від 1 року.
Досвід взаємодії з кількома командами або підрозділами одночасно.
Навички ведення реєстрів, роботи з документами, таблицями та звітністю.
Сильні організаційні навички: здатність координувати декілька паралельних процесів, контролювати строки та доводити задачі до результату.
Уважність до деталей і відповідальність за точність інформації.
Проактивність: здатність самостійно з'ясувати, хто має вирішити питання, знайти необхідну інформацію та забезпечити подальший рух задачі.
Розвинені комунікаційні навички, вміння взаємодіяти з різними стейкхолдерами та конструктивно вирішувати робочі питання.
Дотримання конфіденційності під час роботи з персональними даними й документами.
Буде перевагою
Досвід роботи в IT-компанії, консалтингу або компанії, яка надає фахівців для зовнішніх проєктів.
Досвід супроводу контракторів або команд, залучених через підрядника.
Розуміння процесів оформлення співпраці, онбордингу, відряджень, закупівлі та обліку техніки, управління доступами.
Досвід взаємодії з фінансами, юридичним відділом, IT, службою безпеки та іншими внутрішніми функціями компанії.
Умови роботи
можливість працювати з командою, яка цифровізує військо
складні, але надзвичайно цікаві виклики, де немає місця рутині
команда однодумців та підтримка в реалізації ваших ідей щодо оптимізації процесів
робота в Києві в офісі/гібрид/віддалено
робота проєктна, перший етап до лютого (з можливістю продовження співпраці).
