Шукаємо асистента/-ку, який/-а допоможе керівнику та команді тримати фокус на пріоритетах, координувати робочі процеси й системно рухати задачі до результату.
Наші цінності
Ми віримо в інакомислення, яке допомагає змінювати державу та знаходити рішення там, де раніше бачили лише обмеження. Працюємо в культурі кооперації, відкритості й особистої відповідальності. Ставимо потреби людей у центр рішень та наполегливо доводимо зміни до результату.
Ваша основна місія
Забезпечити ефективну операційну роботу керівника: від календаря, підготовки зустрічей і координації комунікацій до контролю виконання домовленостей, моніторингу KPI та консолідації управлінської інформації. Це роль для людини, яка вміє перетворювати велику кількість запитів, зустрічей і задач на зрозумілу систему — з визначеними пріоритетами, відповідальними та дедлайнами.
У фокусі роботи
ведення календаря керівника: планування зустрічей, відряджень;
підготовка керівника до зустрічей: збір необхідної інформації, матеріалів, контексту та документів;
організація та супровід ділових зустрічей, презентацій і робочих заходів;
підготовка follow-up після зустрічей, фіксація домовленостей та контроль виконання наступних кроків;
постановка задач у таск-менеджерах, визначення відповідальних, ведення та актуалізація єдиної бази задач із контролем статусів, якості й термінів виконання;
комунікація з внутрішніми та зовнішніми партнерами, представниками організацій та іншими стейкхолдерами;
оперативне вирішення організаційних питань та супровід поточних задач керівника.
Від вас очікуємо
досвід роботи на позиції Executive Assistant / Business Assistant / Project Assistant або в іншій ролі з операційною підтримкою керівника від 2 років;
досвід управління складним календарем, організації зустрічей і контролю виконання великої кількості паралельних задач;
досвід підготовки follow-ups, визначення конкретних action items та контролю їх виконання;
впевнене володіння Google Workspace: Docs, Sheets, Slides, Drive, Calendar і Meet;
досвід роботи з Jira, Notion або іншими системами управління задачами;
вільне володіння англійською мовою (C1/C2).
Буде перевагою
досвід роботи з керівниками рівня C-level або директорами напрямів.
Ми шукаємо талант, який
системно мислить і вміє перетворювати хаотичний потік інформації на чіткий план дій;
самостійно визначає пріоритети та зберігає якість роботи в умовах високого темпу;
уважний до деталей, але водночас бачить загальну картину й розуміє взаємозв’язки між задачами;
не чекає, поки проблема стане критичною, а завчасно помічає ризики та пропонує рішення;
дипломатично й упевнено комунікує з командами, керівниками, державними органами та міжнародними партнерами;
спокійно реагує на зміни, швидко перебудовує плани та не губить домовленості;
відповідально працює зі службовою інформацією, дотримується професійної етики й конфіденційності.
Ми пропонуємо
офіційне працевлаштування;
роботу з офісу з генератором та безперебійним інтернетом;
професійне та кар’єрне зростання;
можливість долучитися до цифрової трансформації держави та розвитку послуг, якими щодня користуються мільйони українців.
Готові до виклику?
Ми шукаємо не просто асистента/-ку, який/-а веде календар і фіксує домовленості. Нам потрібна людина, яка стане операційною опорою керівника, допоможе команді зберігати фокус і перетворюватиме рішення на конкретні результати. Якщо вмієте наводити порядок у складних процесах, тримати в полі зору десятки задач і допомагати команді рухатися швидше — надсилайте резюме та долучайтесь до команди Мінцифри.
Відгукнутись на вакансію
