BlueBird Tech (Блакитна Птаха) — українська інженерна компанія, що створює інноваційні військові рішення. Ми працюємо на перетині оборонних розробок, програмного забезпечення, штучного інтелекту та систем безпеки.
Наша мета — посилення обороноздатності України та розвиток високотехнологічного сектору в міжнародному масштабі.
У зв’язку з розширенням та масштабуванням компанії ми шукаємо, діловода, який/яка підсилить нашу команду та допоможе розвивати технологічні рішення, що мають важливе значення.
Що ви робитимете:
Реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції в реєстрі РВХ-ВДЗ-01 (Nextcloud / СЕД) у день надходження до 17:00
Присвоєння вхідних та вихідних номерів відповідно до системи індексів.
Заповнення реєстраційно-контрольних карток (РКК) для кожного зареєстрованого документа
Внесення резолюцій CEO до РКК після отримання від керівника ВДЗ
Щоденна перевірка офіційної e-mail скриньки, первинна класифікація листів
Переміщення листів між папками офіційної скриньки відповідно до їх статусу
Надсилання виконавцям листів разом із текстом резолюції
Відправка вихідної кореспонденції адресатам (e-mail / пошта / кур’єр) та збереження копій у справах
Підготовка проєктів вихідних листів за дорученням керівника ВДЗ або провідного фахівця
Перевірка оформлення проєктів документів відповідно до ДСТУ 4163:2020 (реквізити, бланк, підписи)
Розміщення зареєстрованих наказів та вихідних документів у папках Nextcloud
Щоденний моніторинг статусів документів, що перебувають на контролі
Надсилання нагадувань виконавцям за 2 робочі дні до закінчення строку
Ескалація прострочень — інформування керівника ВДЗ та керівника підрозділу-виконавця
Прийом паперової кореспонденції від адміністраторів офісів, перевірка та реєстрація сканів
Взаємодія з виробничими майданчиками щодо передачі та обліку документів
Виконання доручень керівника ВДЗ та провідного фахівця з діловодства
Що ми очікуємо від вас:
Фахова або вища освіта за спеціальністю «Документознавство та інформаційна діяльність», «Офісне адміністрування» або суміжний напрям
Досвід роботи з документами або на адміністративній посаді від 1 року (бажано)
Досвід роботи із системами електронного документообігу (СЕД) буде перевагою
Знання ДСТУ 4163:2020 (уніфікована система організаційно-розпорядчої документації)
Впевнене користування ПК та MS Office (Word, Excel, Outlook)
Вміння працювати з корпоративними хмарними сховищами (Nextcloud або аналоги)
Уважність до деталей, акуратність при заповненні реєстрів та форм
Вміння дотримуватись строків та встановлених регламентів
Базові навички ділового листування українською мовою
Розуміння порядку реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції
Знайомство з принципами номенклатури справ та архівування документів
Розуміння порядку роботи з печатками та штампами (буде плюсом)
Що ми пропонуємо:
Комфортні умови праці та сучасне робоче середовище
Можливості для професійного та кар’єрного зростання
Участь у проєктах із суспільною цінністю та реальним впливом
Корпоративні курси англійської мови
Підтримка корпоративного психолога
Корпоративне навчання з тактичної медицини
Облаштована зона для прийому їжі, чай та кава в офісі
Оплачувані лікарняні та відпустки відповідно до чинного законодавства України
Бронювання для військовозобов’язаних відповідно до чинного законодавства України
Якщо Ви шукаєте місце, де ваш професіоналізм, старанність і відповідальність приносять реальну користь та цінуються командою — будемо раді познайомитися.
У разі, якщо ваш досвід відповідатиме вимогам позиції, ми зв’яжемося з вами для подальшого спілкування.
