Ми — toogeza, українська рекрутингова компанія, яка допомагає технологічним компаніям по всьому світу знаходити таланти та будувати сильні команди. Саме люди визначають результат — і ми допомагаємо знаходити саме тих, хто здатен рухати бізнес вперед.
Зараз ми допомагаємо шукати Event Manager, який/яка підхопить повний цикл організації подій AI HOUSE — від невеликих камерних мітапів до масштабних кемпів, акселераторів, конференцій та освітніх заходів.
AI HOUSE — некомерційна організація, яка розбудовує найбільше AI-ком’юніті в Україні задля розвитку галузі штучного інтелекту, технологічного сектору в цілому та народження нових продуктових AI-стартапів.
Для цього вони обʼєднують AI-спеціалістів на наших ініціативах, таких як: школи з машинного навчання, воркшопи та мітапи з лекторами-практиками, акселераційні програми; а також створюють подкаст з лідерами індустрії та аналітичні дослідження під запити партнерів, які потребують глибшого розуміння стану ринку, його динаміки, запитів і потенціалу.
Ця роль для проактивної, динамічної та організованої людини, яка вміє тримати під контролем багато процесів одночасно, швидко знаходити рішення та створювати події, що запам’ятовуються. Ви тісно взаємодіятимете з командою AI HOUSE, спікерами, партнерами, підрядниками й учасниками спільноти.
Основні обов’язки
1. Організація та координація подій
Координувати підготовку мітапів, конференцій, акселераційних програм, кемпів, освітніх програм та інших подій AI HOUSE.
Формувати план підготовки, таймлайни, чеклісти та контролювати виконання всіх домовленостей з підрядниками.
Підбирати й бронювати локації відповідно до формату, масштабу та технічних потреб події.
Організовувати технічне забезпечення, кейтеринг, логістику, навігацію та оформлення простору.
Координувати роботу команди, волонтерів і підрядників до та під час проведення заходів.
Супроводжувати події в день проведення та оперативно вирішувати організаційні питання.
Готувати коротку звітність і збирати фідбек за результатами заходів.
2. Робота з підрядниками та мерчем
Менеджмент виготовлення брендування подій та мерча на всіх етапах: від ідеї до реалізації.
Шукати, відбирати й координувати підрядників та постачальників для реалізації подій.
Збирати пропозиції, порівнювати умови, контролювати бюджети, дедлайни та якість виконання.
Генерувати креативні ідеї, нестандартні рішення та нові формати оформлення.
Контролювати виготовлення, пакування й доставку матеріалів та мерчу.
Взаємодіяти з кур’єрськими службами й контролювати доставки, пов’язані з підготовкою заходів.
3. Комунікація та внутрішня координація
Взаємодіяти зі спікерами, експертами, партнерами, гостями та учасниками подій.
Забезпечувати інформаційний супровід учасників подій: запрошення, нагадування, організаційні деталі та інструкції.
Зустрічати й супроводжувати спікерів, партнерів і гостей під час заходів.
Співпрацювати з комунікаційною та дизайн-командами під час підготовки промоматеріалів і візуального оформлення.
Готувати проєктні документи, бюджети, списки учасників та інші допоміжні матеріали.
Пропонувати рішення для оптимізації процесів і підвищення якості майбутніх подій.
Про тебе
Маєш 2+ роки досвіду в організації подій та івент-менеджменті
Вмієш організовувати події різного масштабу та складності.
Можеш одночасно координувати багато процесів і не втрачати важливі деталі.
Відповідально ставишся до результату та дотримуєшся домовленостей.
Проактивно пропонуєш ідеї, а не лише виконуєш поставлені завдання.
Легко комунікуєш із різними людьми: від підрядників і гостей до партнерів та топ-спікерів.
Швидко реагуєш на зміни та спокійно вирішуєш операційні питання.
Маєш відчуття якості, візуальну надивленість і бажання створювати нестандартні рішення.
Маєш цікавість до технологій, AI та інновацій.
Проживаєш у Києві та готовий/готова до можливих відряджень в інші міста України.
Вільне володіння українською мовою та рівень англійської B2.
Буде перевагою:
Досвід організації бізнес-по
