Odd Systems — українська defense-tech компанія, яка перетворює інженерні інновації на рішення для захисту держави. Наша місія — створювати зброю майбутнього, яка зберігає життя та відновлює справедливість. Наші продукти — тепловізійні камери Курбас та FPV-дрони Стус, Лупиніс, Горська названі на честь українських діячів Розстріляного відродження та шістдесятників. Їхні імена стали символами боротьби за українську ідентичність, а сьогодні захищають нашу країну на полі бою.
Місія ролі: забезпечити безперебійне, ефективне та безпечне функціонування всіх об’єктів компанії через якісну координацію адміністративного персоналу, оптимізацію господарських витрат і оперативний контроль операційних процесів.
Основні задачі:
Ведення документообігу адміністративно-господарського напряму: договори, акти, рахунки, накази, внутрішні регламенти.
Координація роботи офіс-менеджерів усіх локацій: постановка завдань, контроль виконання, оцінка результатів, регулярні робочі зустрічі.
Заміщення Адміністративного менеджера під час його відсутності, з ухваленням оперативних рішень у межах наданих повноважень.
Участь у формуванні та контролі бюджету адміністративно-господарського блоку, аналіз витрат, пошук можливостей для оптимізації.
Робота з орендодавцями та ключовими постачальниками: перемовини, погодження договорів і додаткових угод, контроль якості послуг, реагування на порушення.
Забезпечення локацій усім необхідним — від меблів і техніки до канцелярії, води, витратних матеріалів, послуг клінінгу та охорони.
Участь у пошуку й запуску нових локацій: огляд приміщень, оцінка технічного стану, координація переїздів, монтажу обладнання та меблів.
Контроль дотримання підпорядкованим персоналом правил охорони праці, протипожежної безпеки та внутрішнього трудового розпорядку на всіх локаціях.
Підготовка регулярних звітів для Адміністративного менеджера та Операційного директора.
Регулярні виїзди на локації компанії для контролю стану приміщень, роботи персоналу та оперативного вирішення питань на місці.
Досвід та навички, які ми шукаємо:
Вища освіта (менеджмент, економіка, право, інженерні або суміжні спеціальності).
Досвід роботи на посаді офіс-менеджера, адміністратора, керівника адміністративно-господарського відділу або суміжній — від 3 років.
Досвід управління командою мінімум 3–5 підлеглих — обов’язково.
Впевнене володіння Google Workspace / Microsoft 365, таск-менеджерами, базовими інструментами електронного документообігу.
Розуміння основ бюджетування, договірної роботи та трудового законодавства України в частині, що стосується адміністративно-господарської діяльності.
Готовність до регулярних виїздів.
Особисті якості: організованість, проактивність, стресостійкість, комунікабельність, увага до деталей, вміння самостійно ухвалювати рішення в межах своєї компетенції та нести за них відповідальність.
Буде перевагою:
Досвід обслуговування кількох локацій або мережі об’єктів одночасно.
Досвід участі в переїздах, запуску нових офісів «з нуля» або ремонті приміщень.
Досвід роботи з електронним документообігом (Вчасно, M.E.Doc).
Наявність власного авто та посвідчення водія категорії B.
Досвід роботи у виробничих або IT-компаніях.
Знання основ закупівель і оцінки постачальників.
Чому варто обрати нас:
Робота, яка матиме реальний вплив. Ми створюємо продукти, які безпосередньо посилюють оборонний потенціал України.
Робота з топовими інженерами у сфері MilTech та автономності.
Офіційне оформлення трудових відносин в Дія.Сіті.
Можливість бронювання військовозобов’язаних працівників згідно з вимогами чинного законодавства.
Щорічна оплачувана відпустка — 24 календарні дні.
Для ветеранів передбачена додаткова оплачувана відпустка — 14 календарних днів.
Оплачувані лікарняні відповідно до законодавства.
Добровільне медичне страхування після проходження випробувального терміну.
Можливість компенсації витрат на навчання згідно з внутрішніми політиками компанії.
Ми шукаємо не виконавців, а однодумців, які поділяють наші ціннос
