Державна служба статистики України — це команда, яка перетворює дані на рішення для розвитку країни. Ми перебуваємо у процесі масштабної цифрової та організаційної трансформації: автоматизуємо процеси, оптимізуємо операційні треки та будуємо сучасні сервіси на основі даних.
Шукаємо системного та зрілого Асистента Голови, який стане головним фільтром операційного потоку, візьме під контроль графік керівника та перетворить хаос зустрічей і доручень на чітку систему.
Ключові обов’язки:
Стратегічне управління календарем та графіком:
Побудова та підтримка логіки календаря Голови (баланс внутрішніх, зовнішніх, стратегічних та оперативних подій).
Пріоритизація запитів на зустрічі, фільтрація другорядних ініціатив.
Контроль стандартів організації подій: адженда, учасники, необхідні матеріали, логістика та дотримання таймінгу.
Змістовна підготовка зустрічей:
Формування порядків денних та збір попередніх матеріалів від команд.
Забезпечення підготовки єдиної позиції Голови перед ключовими нарадами.
Блокування винесення на рівень Голови непідготовлених, фрагментованих чи неузгоджених питань.
Фасилітація, протоколювання та контролінг:
Супровід Голови на ключових внутрішніх та зовнішніх зустрічах.
Фіксація ключових рішень, доручень та екшн-поінтів (Action Items).
Контроль виконання домовленостей підпорядкованими командами після зустрічей.
Фільтрація комунікацій та розвантаження:
Первинне опрацювання входящого потоку інформації, запитів та документів.
Аналітична структуризація інформації та підготовка проєктів рішень («короткі довідки»).
Автоматизація та активне розвантаження операційної рутини керівника.
Очікувані результати за перші 3 місяці :
1-й місяць (Контекст, стандарти та комунікація):
Занурення в оргструктуру, систему колегіальних органів та специфіку діяльності Держстату (вивчення ключової нормативної бази та стратегічних документів).
Налагодження ритму та правил комунікації з Головою (передбачуваність, щотижневі ретроспективи, оперативне вирішення нагальних питань).
Впровадження єдиного стандарту протоколювання зустрічей (чіткі рішення, відповідальні, дедлайни) та випуску якісних адженд з усіма матеріалами.
2-й місяць (Портфель проєктів та взаємодія з командами):
Побудова та актуалізація портфеля пріоритетних ініціатив Голови (структуризація, трекінг статусів, ініціація руху по них).
Налагодження ефективної комунікації з керівниками підрозділів щодо вчасного надання якісних матеріалів та виконання доручень.
Самостійна підготовка аналітичних довідок та мінімум 2-х презентацій за дорученням Голови.
3-й місяць (Системні зміни та автономність):
Повна автономія у фільтрації запитів, матеріалів та управлінні календарем Голови (скорочення операційного навантаження керівника).
Запуск системних змін до організації зовнішніх зустрічей та взаємодії з ключовими партнерами (КМУ, ЦОВВ, міжнародні організації).
Впровадження прозорої системи зворотного зв’язку з підрозділами та регулярного контролю за виконанням рішень
Чекаємо від вас:
Досвід роботи асистентом керівника C-level / PM / координатором у держсекторі, NGO або великих корпораціях від 2+ років.
Вища освіта (бакалавр / магістр).
Високий рівень управлінської зрілості, дипломатичності, стійкості до стресу, пунктуалність та дотримання конфіденційності.
Досвід роботи з конфліктами інтересів та жорсткими дедлайнами.
Навички ділового протоколювання та контролінгу: вміння чітко структурувати результати зустрічей (фіксація рішень, екшн-поінтів, відповідальних осіб та дедлайнів.
Впевнене володіння офісними інструментами (Microsoft 365: Outlook, Teams, SharePoint, PowerPoint або аналоги).
Буде перевагою:
Володіння англійською мовою на рівні B1+ та вище.
Розуміння базових методологій PM, вміння формувати та трекати портфель проєктів/ініціатив керівника.
Досвід залучення до процесів трансформації у державних органах чи масштабних проєктах змін.
Ми пропонуємо:
Роботу поруч із Головою Держстату в період активних змін державного рівня.
Реальний вплив на якіс
