Teletactica — міжнародна технологічна компанія, яка розробляє системи зв’язку для безпілотних авіаційних комплексів (БПаК), та охоплює як рішення військового, так і подвійного призначення. Компанія визнана важливою для національної економіки у сфері оборонно-промислового комплексу України.
Ми продовжуємо розширювати команду та шукаємо Office Manager, який/яка відповідатиме за організацію безперебійної роботи офісу, комфортні умови для команди, адміністративний супровід корпоративних відряджень та допомогу в організації внутрішніх і зовнішніх подій компанії.
У цій ролі для нас важливі самостійність, проактивність та високий рівень відповідальності за результат. Шукаємо людину, яка системно організовує свою зону роботи, помічає потреби та потенційні проблеми завчасно, швидко знаходить практичні рішення й доводить задачі до завершення.
Ідеальний портрет кандидата
Досвід роботи на позиції Office Manager, Administrative Manager або в аналогічній ролі від 3 років.
Вміння самостійно вести адміністративні та організаційні процеси.
Досвід роботи з первинною документацією, рахунками, актами та адміністративними бюджетами.
Високий рівень комунікаційних навичок та вміння ефективно взаємодіяти зі співробітниками, постачальниками, підрядниками й сервісними службами.
Високий рівень самоорганізації та вміння одночасно координувати декілька паралельних задач.
Англійська мова на рівні, достатньому для роботи з міжнародними сервісами, готелями, організаторами заходів та постачальниками.
Проактивний підхід до роботи та готовність самостійно визначати питання, які потребують уваги.
Орієнтація на результат у вирішенні операційних питань.
Вміння швидко знаходити рішення в нестандартних та термінових ситуаціях.
Уважність до деталей, відповідальність за домовленості та контроль виконання задач до їх повного завершення.
Готовність працювати в динамічному середовищі та оперативно реагувати на зміни пріоритетів.
Висока сервісна орієнтованість та розуміння потреб співробітників у комфортному й функціональному робочому середовищі.
Буде плюсом
Досвід роботи в технологічній, hardware, defense tech або виробничій компанії.
Досвід організації корпоративних відряджень в Україні та за кордон.
Досвід організації внутрішніх корпоративних заходів, тімбілдінгів та інших командних активностей.
Досвід організаційного супроводу участі компанії у виставках, конференціях, форумах та expo-заходах.
Досвід роботи з підрядниками з виготовлення мерчу, поліграфії, брендованої продукції та роздаткових матеріалів.
Досвід організації переїздів, облаштування або масштабування офісних просторів.
Щоденні задачі та обов’язки
Забезпечення безперебійної роботи офісу та вирішення поточних адміністративно-господарських питань.
Організація закупівель усіх необхідних для офісу товарів: води, кави, чаю, побутових товарів, канцелярії, витратних матеріалів та інших ресурсів.
Організація та комплектація робочих місць співробітників.
Координація взаємодії з орендодавцем, комунальними та сервісними службами, клінінгом, ремонтниками та іншими підрядниками.
Організація ремонтних і сервісних робіт та контроль строків і якості їх виконання.
Повний організаційний супровід відряджень співробітників в Україні та за кордон.
Організація бронювання квитків, проживання, трансферів та іншої необхідної логістики.
Розрахунок добових та координація супровідної документації й витрат, пов’язаних із відрядженнями.
Оперативна координація змін та нестандартних ситуацій під час корпоративних поїздок.
Організаційна підтримка внутрішніх заходів компанії: корпоративів, тімбілдінгів, святкувань та інших командних активностей.
Організаційний супровід зовнішніх заходів: участі компанії у профільних виставках, конференціях, форумах, expo та інших подіях.
Координація логістичної частини заходів: поїздок команди, проживання, доставки необхідних матеріалів та інших організаційних питань.
Взаємодія з організаторами заходів, майданчиками та зовнішніми підрядниками.
Координація замовлення
