Frontline Robotics — українська defence tech компанія, що займається розробкою та виробництвом роботизованих систем для Сил безпеки та оборони України.
Наша місія — створити інтегровану роботизовану екосистему для наступу й оборони. Ми сформували досвідчену та злагоджену команду та шукаємо Адміністративного Ліда.
Ми щиро вдячні ветеранам і ветеранкам за службу та активно розглядаємо ваші відгуки на вакансії.
Що ми очікуємо:
• Досвід роботи на керівній адміністративній посаді від 1-2 років (Office Manager, Адміністративний менеджер, Team Lead адміністраторів тощо); • Досвід управління командою (від 3 осіб); • Досвід роботи з бюджетуванням та фінансовою документацією; • Впевнений користувач ПК (MS Office, Excel — впевнений рівень); • Досвід ведення переговорів з постачальниками, підрядниками та орендодавцями; • Готовність до виїздів на локації (офіси, склади, виробництва) за потреби.
Буде перевагою: • Досвід роботи в мультилокаційних компаніях (кілька офісів/складів/виробничих майданчиків); • Знання 1С або інших облікових систем; • Досвід оптимізації адміністративних процесів та витрат; • Досвід проведення тендерів серед підрядників; • Базове розуміння вимог охорони праці та пожежної безпеки для виробничих/складських приміщень.
Над чим ви будете працювати: 1. Фінанси та документообіг: • Контроль та обробка рахунків від постачальників та орендодавців; • Ведення бюджетування адміністративного напрямку; • Контроль оплат по всіх орендованих приміщеннях; • Контроль залишків (ТМЦ, витратні матеріали, господарчі товари тощо); • Контроль та участь у закупівлях в адміністративному напрямку; • Робота з документами від постачальників та орендодавців (акти, договори, накладні); • Підготовка звітності по витратах адміністративного напрямку для керівництва; • Контроль дотримання платіжної дисципліни та термінів оплат (уникнення штрафів, пені за прострочення); • Погодження та контроль договорів оренди, їх продовження/розірвання. 2. Підрядники та договірна робота; • Пошук, відбір та оцінка підрядників і постачальників послуг (клінінг, обслуговування приміщень, охорона, вивіз сміття тощо); • Порівняння цінових пропозицій, проведення міні-тендерів серед підрядників; • Договірна робота разом з юридичним відділом: підготовка, погодження та супровід договорів з підрядниками та орендодавцями; • Контроль виконання підрядниками умов договорів (якість, строки, обсяги робіт); • Ведення реєстру підрядників та договорів, контроль строків їх дії. 3. Управління командою: • Керівництво та контроль роботи адміністраторів на локаціях; • Розподіл задач між адміністраторами; • Контроль та розподіл прибиральниць між локаціями; • Підміна адміністратора на локації у разі його відсутності (відпустка, лікарняний тощо); • Оцінка ефективності роботи адміністративного персоналу; • Навчання та адаптація нових адміністраторів і прибиральниць; • Проведення регулярних зустрічей з командою (планування, підбиття підсумків); • Контроль дотримання стандартів чистоти та порядку на локаціях; • Ведення графіків роботи адміністраторів та прибиральниць (з урахуванням відпусток, лікарняних, підмін). 4. Адміністрування та контроль локацій: • Контроль технічного стану орендованих приміщень, своєчасне реагування на несправності (взаємодія з орендодавцями/сервісними службами); • Забезпечення локацій необхідними витратними матеріалами та інвентарем; • Контроль дотримання правил охорони праці та пожежної безпеки на локаціях; • Участь у відкритті нових локацій (організаційні питання, підбір приміщень, документи).
Що ми пропонуємо:
Офіційне працевлаштування та бронювання;
24 календарні дні відпустки, лікарняні;
Додаткова відпустка 14 днів для ветеранів;
Графік роботи 9:00–18:00 або 10:00–19:00;
Офіс біля метро (правий берег Києва);
Своєчасна виплата заробітної плати;
Можливості для навчання та професійного розвитку;
Роботу над складними інженерними задачами та реальними роботизованими системами;
Можливість отримувати прямий фідбек від користувачів на фронті;
Роботу
